Книга как привести дела в порядок

Дэвид Аллен — талантливый человек, работающий на протяжении многих лет с различными людьми, трудящимися в самых разнообразных профессиональных сферах. Он прилагает множество усилий, чтобы помочь им правильно организовывать собственные дела, при этом, не допуская типичных распространенных ошибок.

Книга «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» — на сегодняшний момент, последнее авторское издание. В этот учебник вошел весь бесценный опыт, пройденный Дэвидом и его соратниками за долгие практикующие годы.

Неимоверно поучительная электронная книга, которую обязательно стоит приобрести, прочесть взахлест, подчеркнуть для себя полезные цитаты, и регулярно перечитывать, возобновляя в памяти полезные советы. Дэвид Аллен акцентирует внимание не столько на тщательном планировании и расхламлении, а больше на отличиях внутренней человеческой психологии. Устранить возникающие рабочие проблемы и ежедневный стресс книга действительно значимо поможет, остается лишь постараться упростить Вашу жизнь.

Писатель рассматривает популярный принцип GTD (Getting Things Done). Его основой служит потоковое освобождение отделов головного мозга от глобально беспокоящих проектов, идей и поставленных задач. Продуктивный прогресс происходит из-за действующего алгоритма, исправляющего вездесущие проблемы.

Основная суть предлагаемой методики – явно определенная цельная система, базирующаяся на информационной обработке человеческого подсознания. Следовательно, если мы не конкретизируем желаемые итоги, являющиеся следствием реальных действий, то у нас нет возможности их эффективно выполнить, ведь неизвестно к чему следует стремится. А когда в сознании формируется результативная цель, тогда четко выявляются конкретные задачи и взаимодействия.

В любом случае лень должна быть Вами позабыта напрочь. Запомните, обычно что-то идет не так, из-за устаревшей информации или слабой мотивации. Если приступать к какой-либо работе не интересно, попробуйте рассмотреть её с другой стороны, когда Вы найдете для себя выгоду, проблема исчезнет мгновенно.

«Как привести дела в порядок» — превосходный инструмент, стимулирующий недостающую мотивацию. Книга предназначена для людей, интересующихся подобной тематикой, и желающих изменить себя в лучшую сторону.

Содержание

Как привести дела в порядок : искусство продуктивности без стресса

Как привести дела в порядок, не теряя самообладания

Метод «Как привести дела в порядок» (Getting Things Done, или GTD) построен на обдумывании результатов и определении «следующих действий». Основная идея GTD помогает чётко определить цель, а затем и каждый шаг на пути к достижению этой цели. Метод подходит и для организации презентации на работе, и для планирования рождественских покупок.

Каждая задача должна быть небольшой, чтобы вы смогли решить её быстро, и отсутствие времени или мотивации не могло бы вам помешать. Такой подход способствует достижению всех ваших целей в жизни, помогает избежать стресса.

При организации проектов с использованием метода GTD вы всегда будете готовы приступить к работе над задачей незамедлительно, независимо от того, что происходит вокруг, и где вы находитесь. GTD настолько облегчает вам следующий шаг, что вы не захотите откладывать его.

В этой книге вы найдёте несколько простых инструментов, которые сможете использовать для эффективной работы и сохранения трезвого ума; а также рекомендации, какое отношение необходимо выработать, чтобы претворить в жизнь основные принципы GTD.

Ваш мозг — инструмент мышления, а не запоминающее устройство

Быть успешным в своей работе — значит быть хорошим организатором. Это особенно важно работникам умственного труда, для которых жонглирование десятками задач и проектов одновременно является повседневной реальностью. Трудности возникают, когда тонкая грань между нашей личной и профессиональной жизнью размывается. Это происходит потому, что наш мозг пытается разобраться в нерешённых проблемах и напоминает нам о них в самый неподходящий момент — даже если мы предпочли бы разобраться с ними позже.

Чтобы держать всю сложную информацию о жизни под контролем, многие из нас обращаются с мозгом как с ящиком стола или записной книжкой. Мы злоупотребляем нашим мозгом, заставляя его хранить все виды информации. Забивая головы информацией о незаконченных заданиях, предстоящих встречах и прочих обязательствах, мы безрассудно тратим способность нашего мозга думать, что мешает сконцентрироваться на реальной работе.

Чтобы работать максимально эффективно, мы должны освободить наши умы от всего, не связанного с задачей, которую мы выполняем в конкретный момент времени. Используйте 100 % способности своего разума сосредотачиваться на выполнении задачи.

Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надёжная «корзина для сбора материала» за пределами вашего разума

Наш мозг обладает одним раздражающим свойством — он никогда не даёт нам забыть то, о чём мы должны позаботиться. Нас постоянно «засыпают» новой информацией, которая также занимает место в нашем разуме. Каждая новая идея, каждое воспоминание и каждая проблема, которую мы забыли решить, отвлекает нас от основного дела.

Всегда используйте так называемую «корзину для сбора материала»: место за пределами вашего разума, куда вы можете поместить любую постороннюю информацию или идею. Вы будете точно знать, где найти информацию позже, когда у вас появится на неё время. Это позволяет полностью сосредоточиться на составлении письма, беседе с коллегой или стрижке газона.

Вашей «корзиной для сбора материала» может быть блокнот, списки в вашем компьютере/телефоне или даже коробки, в которые можно положить предметы и документы. Ваша корзина (или корзины) для сбора материала должна располагаться неподалёку — так вам будет легко извлекать информацию, которую вы иначе копили бы в своём разуме.

Выносите мусор — еженедельно опустошайте все внешние «корзины»

Для безотказной работы системы вы должны поддерживать её. Выработайте привычку пересматривать и опустошать корзину раз в неделю. Система «корзины для сбора материала» работает потому, что даёт разуму отдохнуть с уверенностью в том, что он не потеряет и не забудет какой-либо важной информации.

Если система не обновляется, она перестаёт быть надёжной, а мозг насторожится и перестанет доверять ей. Как только это произойдёт, подсознание снова начнёт отвлекаться на нерешённые проблемы и незавершённые задания. Вы должны тщательно рассмотреть все свои задачи и навести порядок, руководствуясь следующими правилами:

  • Сразу вычёркивайте из списка неважные задачи.
  • Если вы можете решить задачу очень быстро (за две минуты или менее) — сделайте это немедленно.
  • Важную информацию сохраните в надёжном месте. Если это встреча, проект или конкретная задача, перенесите её в соответствующий список.
  • Регулярная «чистка корзины» — единственный способ обеспечить надёжную производительность и избежать стресса.

Опустошая «корзину», сортируйте материал по спискам

Как бы не различался материал в вашей «корзине», вам не нужно классифицировать и раскладывать его по отдельным «ящикам» или спискам.

Большинство списков текущих дел не работают потому, что превращаются в «винегрет» из задач, мыслей и информации. В списки стоит включать только конкретные, осуществимые задачи, однако мы записываем в них всё без разбора и поэтому очень легко теряем из виду отдельные осуществимые задачи.

Как организовать элементы в вашей корзине?

  • Удалите всё несущественное, решите мелкие задачи и внесите встречи или дедлайны в свой календарь.
  • Если это комплексная работа (то есть требует выполнения нескольких конкретных задач), включите её в проект с чёткой целью.
  • Все остальные задачи должны попадать в список «Следующие действия«.

Список «Проекты» даёт общее представление обо всех ваших текущих проектах

Проекты являются ключевым компонентом любой системы повышения производительности. Проект — желаемый результат, который требует многошаговых действий. Чтобы определить, из каких задач должен состоять проект, представьте себе результат, которого хотите достичь, и опишите желаемый результат одним предложением. Обдумывание результата помогает сформулировать конкретные задачи, которые приблизят вас к достижению цели проекта.

Список вмещает все проекты, которые должны быть завершены в ближайшее время. Это поможет вам отслеживать и контролировать все текущие проекты, повысить производительность, и расслабиться.

Еженедельно обновляя список, убедитесь, что каждый проект расписан пошагово. Все действия, составляющие проект, попадают в список «Следующие действия». Именно конкретные задачи позволяют достичь любой цели.

Замените ежедневный перечень текущих дел на календарь и список «Следующие действия»

Ежедневные перечни текущих дел неэффективны — они искажают ваше чувство времени, вводят вас в заблуждение и заставляют поверить, что вы действительно успеете сделать за день всё перечисленное. Такое нереалистичное планирование ведёт к разочарованию, потере времени и заранее обрекает на провал то, чем вы занимаетесь.

Гораздо более эффективный метод — работа с календарём и списками «Следующие действия». Календарь служит только одной цели: записывать встречи. Всё, что связано с определённым днём или часом — совещание или посещение врача — должно фиксироваться в календаре.

Все другие задачи или конкретные шаги помещайте в список «Следующие действия». Он позволяет быстро решить, какие задачи наиболее актуальны, и есть ли у вас время на их решение.

Независимо от того, где вы находитесь, вы всегда должны иметь при себе список «Следующие действия». Это даст вам возможность выбирать, какую задачу имеет смысл решать.

Если вы хорошо спланировали и предварительно выбрали задачи, вам не составит труда решить, за какую из них имеет смысл взяться. Представьте, что вы в аэропорту, и ваш вылет задерживается на час. В такой ситуации спросите себя:

  • Какую задачу мне выбрать сейчас?
  • Какую задачу я успею закончить в отведённое время?
  • На какую задачу мне хватит энергии в данный момент времени?
  • Какая задача имеет наивысший приоритет?

Если запланировано слишком много задач, имеет смысл распределить их по нескольким спискам и хранилищам. Например, один список можно хранить в смартфоне, а другой — на компьютере. Рассортировав задачи таким образом, вы будете знать, какую из них сможете выполнить, находясь за своим рабочим столом или на встрече, или во время ожидания в аэропорту.

Списки «В ожидании» будут полезны при работе с другими людьми

Все текущие проекты должны быть перечислены в списке «Проекты». При использовании списка «Следующие действия» вы можете убедиться в том, что последовательно работаете над задачами, каждая из которых приближает ваши проекты к завершению.

В большинстве случаев вы должны полагаться на других людей, которые несут ответственность за отдельные части каждого проекта. Но это не означает, что вы должны отказаться от контроля за ходом реализации любых ваших проектов.

Всякий раз, когда вы зависите от работы других людей — ждёте от кого-либо отчёт, чтобы продолжить работу над презентацией — стоит вести список «В ожидании». Так вы сможете отметить всё, что другие люди должны предоставить вам, вместе с дедлайнами.

Обновляя этот список каждую неделю, вы увидите, кто и как справляется со своей задачей. У вас появится новая конкретная задача: напомнить этому человеку об обязательстве.

Если выполнение этой задачи займёт у вас не более двух минут, сделайте это немедленно. Если нет — внесите её в список «Следующие действия» или в один из более конкретных списков и по-дружески напомните человеку, что по-прежнему ждёте его отчёта.

Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке

Вы можете запланировать огромное множество дел заранее, но иногда приходится ждать определённой информации, прежде чем превратить материалы из вашей «корзины» в конкретные задачи или встречи.

Пример. Если намечается интересная вам торговая выставка, то, возможно, вы захотите немного выждать и увидеть её участников, прежде чем решить, есть ли смысл посещать её. Если вам недоступна такая информация заранее, то лучше всего отложить принятие решения.

В случаях, когда у вас нет выбора, и приходится всё планировать в последнюю минуту, пригодятся следующие стратегии:

  • Поставьте себе напоминание на определённый день в календаре.
  • Ведите картотеку, которая поможет вам получить доступ к необходимой информации в нужное время.

Картотека — это очень точная и логичная система. Она состоит из 43 файлов: 31 файл для дней месяца и 12 для месяцев года. Каждый день вы сможете проверять документы, напоминания или материалы, «отправленные» самому себе.

Чтобы система работала, вы должны ежедневно использовать и обновлять её, и это самое сложное.

Идеи, которые могут стать актуальны в будущем, вносите в список «Однажды/возможно»

В этот список входит всё, чего нет в списках «Следующие действия» или «Проекты», но что не должно мешаться в голове. Список «Однажды/возможно» содержит весь материал, который вы ещё не преобразовали в конкретные идеи или задачи. Не стоит недооценивать его преимущества. Он позволяет отслеживать идеи проекта, которые могут быть чрезвычайно важны в будущем. Идеи в этом списке можно разделить на группы. Например:

  • «Поездки, которые я хотел бы совершить»;
  • «Вина, которые я хотел бы попробовать»;
  • «Музыка, которую я хотел бы послушать».

Как и списки «Следующие действия», «Однажды/возможно» помогут вам найти необходимую информацию в нужное время. Списки более надёжны, чем ваша собственная память.

Список «Однажды/возможно» должен пересматриваться и обновляться регулярно, если вы хотите эффективно использовать его.

Организованное рабочее место и еженедельный пересмотр вашей системы повышает продуктивность

Все материалы списков должны быть доступны с вашего рабочего места. Создайте «кабину управления» — функциональную мобильную систему для получения доступа к информации, где бы вы ни оказались. Чрезвычайно важно создать систему списков и файлов, которую вы можете взять с собой куда угодно: даже если застряли в аэропорту или в снежной буре, вы всё равно можете быть продуктивным.

Методика GTD позволяет чувствовать себя спокойно и контролировать все текущие проекты: следить за их выполнением и убеждаться, что они движутся вперёд.

Ваша система продуктивности всегда должна оставаться актуальной и полной. Ваш ум расслабится и сможет полностью сконцентрироваться на задаче, только если вы будете доверять своей системе.

Пересматривая все свои списки еженедельно, вы убедитесь, что ваша система остаётся функциональной — каждый текущий проект связан как минимум с одним «Следующим действием» в актуальном, легкодоступном списке. У вас появится общее представление обо всём, что происходит. Пересмотр помогает видеть «лес», не теряя из виду «деревья».

Количество времени, которое вы тратите на еженедельный пересмотр, зависит от того, сколько времени вам нужно, чтобы почувствовать себя в безопасности и укрепить доверие к системе.

Планируйте ваш еженедельный пересмотр, например, на вечер пятницы. Это позволит вам закрыть рабочие дела и уйти на выходные с ясной головой и чувством контроля.

Естественное планирование проясняет цели и ближайшие шаги ваших проектов

Разработка проекта — довольно неестественный и нелогичный процесс. Вы должны продумать и запланировать все шаги заранее, ещё не представляя себе чёткой цели. Используйте естественный метод планирования, который отражает ваши ежедневные действия.

Пример повседневного действия: вы голодны и формируете смутную цель («я должен что-нибудь съесть»), а затем уточняете её («я хочу пиццу»). В этот момент в вашей голове появляется несколько идей о том, как достичь этой цели («я могу либо испечь пиццу, либо заказать её, либо пойти в ресторан»). Любые шаги, которые вам необходимо попутно предпринять, становятся самоочевидными.

Примените этот способ мышления к вашим реальным проектам: начните с наиболее конкретного определения цели. Никогда не помешает потратить время на определение цели, поскольку все последующие действия будут зависеть именно от этого. Когда цель ясна, ваш разум автоматически начнёт мозговой штурм. Так вы сможете придумать идеи, необходимые для достижения цели. Хорошая тактика — начать мозговой штурм «извне»; например, записать и сохранить ваши идеи на бумаге.

Как только вы собрали все свои идеи, вы должны упорядочить и сгруппировать их, а затем определить конкретные действия, необходимые для завершения проекта.

Естественное планирование сильно проясняет работу над проектом и делает её интересной, быстрой и интуитивной.

Самое главное

Как работать эффективно и с ясной головой?

  • Ваш мозг — инструмент мышления, а не запоминающее устройство. Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надёжная «корзина для сбора материала» за пределами вашего разума.
  • Выносите мусор — еженедельно опустошайте все внешние «корзины».
  • Разбирая «корзины», сортируйте материал по тематическим спискам.

Простые инструменты, составляющие метод GTD

  • Список «Проектов» составляет общее представление обо всех ваших текущих проектах.
  • Используйте календарь и списки «Следующие действия» вместо ежедневного списка текущих дел.
  • Списки «В ожидании» очень полезны, когда вы работаете с другими людьми.
  • Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке.
  • Все потенциально интересные идеи следует вносить в список «Однажды/возможно».
  • Организованное рабочее место и еженедельный обзор вашей системы незаменим для продуктивного труда.

Как претворить в жизнь основные принципы GTD?

Естественное планирование проясняет цели и ближайшие шаги ваших проектов и облегчает работу над ними.

Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок

В повседневной рабочей обстановке я часто ловлю себя на мысли, как быстро я забываю про чей-то звонок или письмо, если отступаю от собственной процедуры GTD (Getting Things Done – доведение дел до завершения). С GTD я познакомился по переводной статье на рубеже 2000-х. Идея мне понравилась, и я придумал свою систему. В двух словах: (1) фиксируйте всю входящую информацию, (2) выполняйте действия, которые требуют не более нескольких минут; (3) сортируйте оставшуюся информацию. Так вот, проколы у меня случаются, если я не зафиксировал информацию на входе. А привычка доверять записям у меня настолько устойчивая, что я не «роюсь» в памяти в поисках пропущенных писем… что и приводит к пропуску важного письма. Книга «Как привести дела в порядок» поможет вам повысить эффективность, поставив рутину на автопилот. Вы научитесь отделять второстепенные дела от важных, верно ставить цели и распределять приоритеты, работать со входящей информацией и задачами. В 2015 г. вышло второе английское издание, которое было переведено на русский язык в 2016 г. В новом издании большое внимание уделено работе с электронной почтой и другой цифровой информацией.

Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010. – 368 с.

Скачать краткое содержание в формате Word или pdf

Купить цифровую книгу в ЛитРес, бумажную книгу в Ozon или Лабиринте

Часть I. Искусство получать результат

Глава 1. Новая методика для новой реальности

Все методы, представленные в моей книге, основаны на достижении двух основных целей: 1) объединить все задачи, которые нужно выполнить – сейчас, позднее или когда-нибудь, серьезные, мелкие или средней важности, – в логически упорядоченную и надежную систему, выходящую за пределы вашего сознания и вашего разума, и 2) приучить себя принимать фронтальные решения, касающиеся всех входных сведений, с которыми вы сталкиваетесь в жизни, чтобы у вас всегда был план дальнейших действий, который можно осуществить или пересмотреть в любой момент.

Списки приоритетов и перечни задач на каждый день стали основными инструментами, которые люди разработали, чтобы хоть как-то упорядочить свой выбор возможных дальнейших действий. Календарь, при всей своей важности, помогает эффективно упорядочить лишь малую часть задач, которые требуют решения. Заранее составленный план работ может быть перечеркнут первым же телефонным звонком или вмешательством начальства.

Существует мнение, что четкое определение основных целей и ценностей придает упорядоченность, значимость и направленность нашей работе. Впрочем, на практике ориентация на общие ценности, даже с добрыми намерениями, часто не позволяет достичь желаемых результатов, и затраченные усилия оказываются напрасными (подробнее см. Стивен Кови. 7 навыков высокоэффективных людей и Ежедневник: Метод Стивена Кови).

Есть способ получить полный контроль над ситуацией, сохраняя спокойствие. Такое состояние мастера боевых искусств называют «текучесть сознания». Это состояние работы, действия и бытия, в котором сознание сохраняет ясность и порождает конструктивные идеи (см. Михай Чиксентмихайи. Поток: Психология оптимального переживания).

Самое главное для внутреннего спокойствия – освобождение разума и готовность ко всему.

Большинство стрессовых ситуаций обусловлено неадекватной реакцией на обязательства, которые люди дают или принимают. Все, что вас не устраивает и, по вашему мнению, находится не на своем месте, – это незамкнутые циклы, отвлекающие ваше внимание. Если что-то занимает ваши мысли, то ваше сознание не свободно. Все, что вы считаете незавершенным, следует объединить в систему вне вашего сознания (я называю ее накопительной корзиной), к которой вам придется регулярно возвращаться, чтобы упорядочить ее содержимое. Вы должны решить, что нужно предпринять (если имеет смысл что-то предпринимать), чтобы выполнить каждую из задач. Вам следует объединить напоминания о действиях в систему, к которой вы будете регулярно обращаться.

Упражнение для тестирования модели. Опишите на бумаге ситуацию, которая в данный момент больше всего занимает ваше сознание. Теперь опишите одним предложением успешный результат, который принесет вам решение этой проблемы или выход из сложившейся ситуации. Теперь запишите первоочередные действия, которые следует предпринять, чтобы ситуация сдвинулась с места. Если в ходе этого маленького упражнения внутри вас произошли хоть какие-то изменения в лучшую сторону, подумайте о них.

Как писал Питер Друкер: «При интеллектуальной работе задача не ясна, ее следует определить. “Каковы ожидаемые результаты работы?” – вот ключевой вопрос, который позволяет работникам умственного труда достигать продуктивности.

Нас нигде не учат, что, прежде чем выполнять задачу, следует о ней задуматься; большей частью нашу повседневную деятельность определяют за нас нерешенные и стоящие на месте проблемы, которые висят над нами. Мало кто считает, что должен концентрировать внимание на желаемых результатах. На самом деле мышление, ориентированное на результаты, является одним из самых эффективных доступных средств, позволяющих сделать мечты реальностью.

Чаще всего причина, по которой проблема занимает ваши мысли, – это ваше желание изменить что-то в текущем положении вещей, но:

  • вы не уточнили, какого именно результата хотите достичь;
  • вы не решили, какие первоочередные шаги следует предпринять
  • и (или) вы не упорядочили напоминания о результате и требуемых действиях в надежную систему.

Даже если вы знаете, какой следующий шаг предпринять для решения проблемы, ваше сознание не перестанет работать до тех пор, пока вы не запишете напоминание о ней в таком месте, куда впоследствии наверняка посмотрите.

Постоянная бесполезная озабоченность всеми делами, которые мы должны делать, является самым главным поглотителем нашего времени и сил.
Керри Глисон

«Рутиной» я называю все дела, которые занимают ваш психологический или физический мир и требуют выполнения, но для которых вы еще не определили желаемый результат и первоочередные действия.

Вам следует научиться полностью освобождать сознание. А для этого не нужно управлять временем, информацией или приоритетами. Вместо этого ключ к упорядочению всей вашей «рутины» – управление действиями.

Для повышения индивидуальной продуктивности начинать следует с самого приземленного уровня текущей деятельности и с самых обыденных проблем. С интеллектуальной точки зрения наиболее подходящий метод работы предполагал бы движение сверху вниз: формулировка личных и корпоративных целей, затем определение критических задач и, наконец, сосредоточение внимания на деталях и внедрении проекта. Но проблема в том, что большинство людей опутано целым клубком повседневных забот, так что у них нет почти никакой возможности как следует сосредоточиться на более широких перспективах. Соответственно, подход «снизу-вверх» обычно более эффективен.

Вы должны осуществлять контроль над задачами, проектами и действиями в двух плоскостях – горизонтальной и вертикальной. Горизонтальный контроль обеспечивает слаженность всех мероприятий, в которых вы участвуете. Вертикальный контроль, наоборот, обеспечивает управление разными уровнями в рамках отдельных аспектов и проектов.

У вас не будет действенного способа достижения состояния спокойного контроля над ситуацией, если вы будете держать все проблемы в голове. Сделайте составление перечней неотъемлемой частью вашего обычного жизненного и рабочего распорядка и применяйте эту процедуру во всех сферах своей деятельности.

Глава 2. Как стать хозяином своей жизни: пять этапов завоевания контроля над рабочим процессом

Выполнение работы можно разделить на пять отдельных стадий. Мы: 1) собираем воедино все проблемы, занимающие наше внимание; 2) уясняем их суть; 3) решаем, какие шаги предпринять; 4) организуем результаты; 5) рассматриваем их в качестве альтернативных вариантов программы действий. Одна из основных причин, по которым многим людям не удавалось как следует организовать себя, состоит в том, что они пытались выполнить все пять этапов одновременно.

Чтобы управлять складом незавершенных циклов, заключите их в специальные «контейнеры», где они будут ждать своего часа. При этом вы должны регулярно освобождать эти контейнеры, чтобы они оставались надежными инструментами сбора неразрешенных проблем. Речь идет о том, чтобы объединить все необходимые сведения в систему, находящуюся не в вашей голове.

Три необходимых условия эффективного сбора информации:

  1. Каждый незамкнутый цикл нужно выбросить из головы и поместить в систему сбора информации.
  2. Старайтесь обходиться минимальным количеством «емкостей» для сбора информации.
  3. Вы должны регулярно освобождать корзины для входящей информации.

Чтобы очищать корзины, не прибегая к немедленному решению проблем, рекомендую следующую схему (рис. 1). Весь процесс – этапы обработки – представляет собой основной «ствол» дерева решений (на схеме обозначен красным). Во внешнем контуре диаграммы рабочего процесса (он обозначен синим цветом) находятся восемь разных категорий напоминаний и материалов, которые появятся в результате обработки всей вашей «рутины». В совокупности они составляют целостную систему организации практически всех ваших проблем: текущих и тех, что будут появляться ежедневно и еженедельно.

Рис. 1. Схема рабочего процесса: обработка информации и ее организация

Напоминания о действиях, которые вы должны предпринять, делятся на две категории: напоминания о событиях, которые должны произойти в определенный день или в конкретное время, и напоминания о делах, которые нужно завершить как можно скорее. Ваш календарь предназначен для хранения напоминаний только первого типа.

Я понимаю, что для сторонников традиционных концепций распределения рабочего времени, убежденных, что список дел на каждый день – главная вещь в жизни делового человека, мое учение – сущая ересь. Но подобные списки не выполняют своих функций по двум причинам. Во-первых, неиссякаемый поток входящей информации и смена приоритетных направлений вносят такие существенные изменения в ежедневную работу, что практически невозможно заранее определить проблемы, которые нужно будет решить. Во-вторых, если в списке дел есть задание, которое не обязательно выполнять в течение дня, то оно будет только отвлекать ваше внимание от проблем, требующих срочного решения. Любое действие, занимающее более двух минут, которое вы не можете никому передать, нужно где-то фиксировать. Их следует хранить в специальных списках, или корзинах, где их можно рассматривать как возможные направления деятельности в конкретный момент.

Регулярно просматривайте свои списки задач: это позволит выбросить их из головы.

Все проблемы, которые могут требовать активных действий, нужно пересматривать достаточно часто для того, чтобы ваше сознание не пыталось постоянно о них помнить и напоминать вам о них.

Я разработал три модели, которые можно использовать в процессе принятия решений о том, как действовать.

  1. Работы можно распределить по корзинам в зависимости от контекста, запаса времени, запаса энергии, приоритетности.
  2. Вы можете выполнять работу по плану, по мере ее появления, или заниматься планированием.
  3. Вы можете работать на одном из шести горизонтов: вся жизнь; временной промежуток от трех до пяти лет; цели, для достижения которых требуется от одного года до двух лет; сферы ответственности; текущие проекты; текущие действия.

Глава 3. Творческий подход к реализации проектов: пять этапов планирования

Основными составляющими внутренней уверенности и контроля над ситуацией являются: 1) четко сформулированные результаты (проекты) и первоочередные действия, необходимые для того, чтобы продвинуться к их осуществлению, а также 2) напоминания, объединенные в надежную систему, к которой вы регулярно обращаетесь. Я называю это концентрацией внимания в горизонтальной плоскости.

Иногда вам может понадобиться больше сосредоточенности, чтобы получить контроль над проектом, принять верное решение или запланировать дальнейшие шаги. Именно в таких ситуациях в игру вступает вертикальная концентрация внимания.

Модель естественного планирования. Самый опытный планировщик в мире – это ваш мозг. Ваше сознание проходит пять стадий при выполнении практически любого задания: определение цели и принципов (зачем), формирование картины конечного результата (что), мозговой штурм (как), организация, определение следующих действий.

Модель неестественного планирования. Миссис Вильямс, моя учительница в четвертом классе, должна была научить нас упорядочивать свои мысли (это было в учебном плане). Мы учились писать доклады. Но чтобы сделать последовательный, хороший доклад, что нужно было написать сначала? Правильно, план! Писать планы было просто, если доклад был уже готов. Наоборот получалось плохо…

Техники естественного планирования: пять этапов.

Цель. Никогда не бывает лишним задать себе вопрос «зачем?». Он определяет успех, создает критерии для принятия решений, собирает ресурсы, мотивирует, проясняет фокус, расширяет возможности.

Простые и ясные цели и принципы – залог гибкого и обдуманного поведения. Сложные правила и инструкции порождают прямолинейное и глупое поведение.
Ди Хок, основатель платежной системы Visa

Видение/результат. Для предельной мобилизации всех доступных вам ресурсов, сознательных и бессознательных, необходимо иметь четкое представление о том, что такое успех. Видение фактически рисует предварительную картину результата. Это ответ на вопрос «что?».

За несколько последних десятилетий появился целый ряд графически ориентированных техник мозгового штурма, направленных на развитие творческого обдумывания проектов и задач. Самая популярная из этих концепций и техник – ассоциативная карта (mind map). Она была создана Тони Бьюзеном, британским исследователем в области функционирования мозга, и представляет процесс мозгового штурма в графическом виде (рис. 2).

Рис. 2. Пример ассоциативной карта (mind map)

Какой объем планирования нужен вам? Ровно такой, чтобы не держать проект в голове. Если требуется больше ясности, вернитесь еще раз к этапам модели естественного планирования и поднимитесь по ним «вверх». Часто люди бывают очень заняты (действия), но все равно испытывают замешательство и недостаток понимания, в каком направлении двигаться. В этом случае нужно свериться со своим планом или создать его (организация). Если недостаток ясности отмечается на уровне планирования, возможно, стоит провести еще один мозговой штурм, чтобы собрать достаточно актуальных идей и информации для подтверждения правильности плана. Если в ходе мозгового штурма не появляется ясных, четких идей, необходимо вновь вернуться к визуализации результата, убедившись, что «фильтр» в мозгу будет снят для обеспечения мышления в формате «как что-то сделать?». Если результат/видение неясны, стоит вернуться к стадии анализа, зачем вы вообще занимаетесь этой ситуацией (цель).

Если необходимо больше действий, нужно двигаться «вниз» по модели планирования.

Часть II. Практика продуктивности без стресса

Глава 4. С чего начать: определение времени, места и инструментария

Когда вы поймете, как обрабатывать информацию и что организовывать, вам останется только составлять списки и управлять ими.

Помните, что все, что вам на самом деле придется делать, — это вести списки. Вы должны иметь возможность составить список на ходу и легко к нему обращаться с требуемой периодичностью. Когда вы уясните, что следует включать в списки и как ими пользоваться, характер носителя уже не будет так важен. Руководствуйтесь соображениями простоты, быстроты и морального удовлетворения.

Я настоятельно рекомендую вам иметь персональную систему хранения информации, которая всегда была бы под рукой, как в физическом, так и в цифровом форматах. Вам понадобится не больше минуты, чтобы достать документ из лотка для входящих документов или распечатать электронное письмо, понять, что оно не требует никаких действий, но может в будущем пригодиться, и поместить его на хранение в надежную систему. То же самое верно в отношении сканирования документов или копирования информации в электронных файлах. Даже если вы работаете преимущественно с бумажными документами (или, наоборот, с цифровыми), без эффективной системы для работы с обоими форматами вам будет неудобно хранить потенциально полезную информацию либо же вы будете делать это в неподходящих местах. Вы подсознательно будете сопротивляться процессу сбора информации, если ваша система хранения не будет быстрой, функциональной и позитивной.

Я знаю людей, которые изначально испытывали подобное отвращение к систематизации своих документов, а когда мы разработали и внедрили их персональную систему хранения информации, начали получать искреннее удовольствие от этого процесса.

Если в вашей рабочей обстановке вам требуется больше 60 секунд, чтобы поместить что-то в систему хранения, вскоре вы перестанете пытаться это делать и будете оставлять все как есть. Хотя бы раз в год проводите ревизию папок. Это позволит вам хранить только актуальную информацию, а также даст возможность сохранить что-то «на всякий случай, вдруг понадобится».

Глава 5. Сбор информации: «загон для рутинных проблем»

Критически важно собирать все ваши незавершенные задачи в одном месте. На практике вам, скорее всего, не удастся поддерживать образцовый порядок в своей системе постоянно. Как у большинства людей, у вас быстрый ритм жизни и слишком много дел в течение недели, чтобы фиксировать свои идеи и обязательства во внешней системе и не держать в голове. Однако это станет тем стандартом, который будет мотивировать вас периодически приводить в порядок все те вещи на работе и в жизни, которые требуют вашего внимания.

Все незавершенные дела следует положить в ваш лоток «Входящие», чтобы позднее вы могли с этим работать.

Что делать, если предмет не помещается в лоток? Если вы не можете поместить какой-то предмет в лоток, напишите для себя на листе бумаги напоминание, которое заменит этот предмет. Например, если у вас за дверью висит постер или картина, просто напишите на листе бумаги: «Картина за дверью» и положите это напоминание в корзину «Входящие». Не забудьте поставить дату. Три процента случаев, когда эта маленькая информация окажется для вас чрезвычайно нужной, стоят того, чтобы выработать у себя эту простую привычку.

Если вы не можете разобраться с задачей в данный момент и вам нужно, чтобы напоминание о ней постоянно находилось у вас перед глазами, создайте «чрезвычайную» стопку с такими бумагами в зоне досягаемости. Это не идеальное решение, но оно сработает. Помните, что возможное беспокойство будет проявляться сильнее, когда вы начнете более ясно осознавать спектр задач. Создайте для себя любую поддержку, которая вам нужна.

Начните с поверхности рабочего стола. Как правило, это: стопки писем, напоминаний, отчетов, справочных материалов; записки на стикерах; стопки визиток; счета; заметки с деловых встреч. Не поддавайтесь соблазну сказать: «Я знаю, что в этой стопке, пусть она здесь и остается». Затем возьмитесь за ящики стола, затем загляните в шкафы, проверьте полы, стены и полки. Затем соберите мыслительную информацию: очистите сознание. Советую записать каждую свою мысль, идею, проект или задачу, о которых вы думаете. Учитывая, что впоследствии вы будете работать над каждым из этих пунктов по отдельности, удобнее это делать на отдельных листах.

Если помимо календаря и списка контактов вы пользуетесь цифровыми приложениями, советую распечатывать свои списки задач и складывать их в лоток. Электронные письма лучше не распечатывать, принимая во внимание их объем и тот фактор, что с ними гораздо эффективнее работать в рамках их собственной подсистемы.

Глава 6. Обработка информации: опустошение корзины

Опустошение не значит, что вы должны выполнить все действия и проекты. Это значит, что следует рассмотреть каждую задачу и решить, что она для вас значит и что вы намерены по этому поводу предпринять (синие фрагменты на рис. 1).

Основные правила обработки информации: всегда начинайте с того, что лежит первым; беритесь за раз только за один вопрос; никогда не возвращайте ничего обратно в корзину «Входящие». «Обрабатывать» не значит «тратить время». Это значит «определить, что это за вопрос, решить, что нужно по этому поводу сделать, и спланировать это действие». Используйте принцип LIFO: последним прибыл – первым обработан. Корзина – это место обработки, а не склад. Ключевой вопрос при обработке информации: «Каково следующее действие?»

Следующий шаг должен быть конкретным физическим действием. Многие уверены, что они определили следующее действие, решив, что нужно «организовать встречу». Фактически это не действие, так как оно не является описанием физического поведения. Как вы собираетесь организовать встречу: по телефону или по электронной почте? С каким составом участников? Решите.

Когда вы решили, каким будет следующий шаг, вы можете:

  • сделать (если это займет меньше двух минут);
  • делегировать (если есть люди, которые справятся с этим лучше вас);
  • отложить (поместить в свою систему планирования, чтобы вернуться к этому вопросу позже).

«Две минуты» – условный показатель. Если вы готовы выделить достаточно времени на обработку материалов из своей корзины «Входящие», можно увеличить время на работу над каждым вопросом до пяти или десяти минут. Если же, наоборот, вам нужно быстро понять, какие задачи вас ожидают, чтобы оптимально спланировать остаток дня, сократите это время до одной минуты или даже до тридцати секунд, чтобы справиться со всем немного быстрее.

Если вы делегируете выполнение задачи другому человеку, то необходимо отслеживать получение (или не получение) ответа.

Глава 7. Сортировка материала: создание «правильных» корзин

Есть семь базовых категорий, которые вам следует отслеживать и которыми нужно управлять с организационной и операционной точек зрения: список проектов; вспомогательные материалы по проекту; мероприятия и информация; список следующих действий; лист ожидания; справочные материалы; список «Когда-нибудь / может быть».

Очень важно, чтобы между всеми этими категориями были четкие границы. Каждая из них представляет собой отдельный тип соглашения, которое мы заключаем с собой. Чтобы поддерживать ясность, категории должны быть визуально, физически и психологически отделены друг от друга.

Не стоит терять время на структурирование списков по приоритетам, чтобы не переделывать все, когда ситуация изменится. Вы сможете более эффективно интуитивно определять приоритеты, когда у вас перед глазами будет полный список, а не несколько меняющихся вариантов. Список задач – это способ отслеживать абсолютно весь спектр задач, обязательства по которым вы на себя приняли, и возможность постоянного обзора этого спектра.

Лучший способ напоминаний о действиях, – это контекст, который требуется для их выполнения, например, инструмент, место или ситуация. Так, если для выполнения действия необходим компьютер, нужно записать это в список «За компьютером». Вероятно, для вас окажутся полезными следующие заголовки списков: телефонные звонки, за компьютером, поездки, в офисе (разное), дома, в любом месте, повестки дня (для людей и на встречи), прочитать / посмотреть

Электронные письма, требующие действий, иногда могут быть лучшими напоминаниями сами по себе. Создайте две или три отдельные папки в навигационной панели электронной почты. Их названия можно начать с символа @. Такие папки всегда будут располагаться в самом верху панели управления. Например, «@ОЖИДАНИЯ» (для делегированных заданий), «@ДЕЙСТВИЯ» (для ваших активных действий).

Проект – это любые ваши обязательства или желаемый результат, для завершения которых требуется больше одного действия. Если вы еще этого не сделали, советую составить список проектов в очень простом формате, похожем на список следующих действий. Не стоит пытаться организовать его по размеру проектов, их приоритетности или срочности. Настоящая ценность списка проектов в том, что вы сможете полностью пересматривать свои задачи, чтобы быть уверенным, что определили следующие действия по каждому из своих проектов и ничего не упустили.

Самая серьезная проблема с персональными системами управления возникает у большинства людей потому, что они смешивают немногочисленные задачи, требующие конкретных действий, с огромным количеством информации и материалов, имеющих ценность, но не подразумевающих действий. Хорошая система хранения информации, не требующей действий, настолько же важна для нашей профессиональной и личной жизни, как и управление действиями и напоминаниями по проектам. Без правильного управления подобная информация способна засорить весь процесс.

Календарь может быть очень удобным местом для напоминаний о том, что вы могли бы сделать в будущем. Вот, например, что можно внести в календарь: напоминания об активных действиях по проектам; мероприятия, в которых вы хотели бы принять участие; катализаторы принятия решений.

Система напоминаний – простой способ управления теми вопросами, которые не требуют непосредственных действий в настоящий момент, но потребуют в будущем. Это своеобразная 3D версия календаря, которая дает возможность хранить физические напоминания о том, что нужно сделать. Этот инструмент очень функционален и фактически поможет вам организовать собственную «почтовую службу» с доставкой напоминаний о конкретных задачах в установленные даты. Лично я пользуюсь этой системой не один год. Конечно, благодаря современным технологиям такие напоминания сегодня гораздо проще делать в цифровых приложениях или мобильных устройствах. Тем не менее с целым рядом задач проще справляться по старинке.

По сути, это не что иное, как простая картотека из папок и файлов, позволяющая распределять документы и физические предметы таким образом, чтобы то, что необходимо вам в определенный день в будущем, автоматически появлялось в корзине «Входящие» в этот день (рис. 3).

Рис. 3. Образец организации памятной книжки (5 октября)

Для создания физической системы напоминаний вам понадобятся сорок три папки: тридцать одна из них должна быть пронумерована от 1 до 31, а оставшиеся двенадцать назовите по месяцам года. Содержимое папки за следующий день ежедневно перемещается в корзину «Входящие», затем пустая папка ставится за последнюю из ежедневных папок (теперь папка за 6 октября становится папкой за 6 ноября).

Будьте готовы в случае необходимости к созданию контрольных списков. Число возможных вариантов бесконечно: от списка «Основные жизненные ценности» до «Списка вещей для туристического похода» и «Возможных подарков на праздники». Составление списков – один из самых мощных и в то же время простых инструментов, которые вы можете внедрить в свою жизнь.[1]

Глава 8. Пересмотр данных: как поддерживать систему в рабочем состоянии

Ваша система не должна оставаться статичной – она должна содержать только актуальную информацию, а кроме того, стимулировать периодическую и целесообразную оценку вашей жизни и работы на нескольких уровнях. Меня часто спрашивают: «Сколько времени вы тратите на обзор своей системы?» Ответ прост: «Ровно столько, сколько мне нужно, чтобы спокойно заниматься своими делами». Фактически это несколько секунд дважды в день.

Сначала загляните в календарь, затем в свои списки действий. Волшебным ключиком к поддержанию эффективности процесса является еженедельный обзор. Еженедельный обзор – это все, что вам необходимо сделать, чтобы освободить голову и сфокусировать свою деятельность на следующие пару недель. Он включает все этапы управления рабочим процессом: сбор, обработку, организацию и обзор всех ваших обязательств и намерений, чтобы вы могли честно сказать: «Я точно знаю весь перечень задач, которые сейчас не делаю, но которыми мог бы заняться, если бы счел это нужным».

Советую выделять для обзора по два часа в районе полудня в последний рабочий день недели. Такой выбор времени можно назвать оптимальным по трем причинам:

  • события прошедшей недели еще не успели стереться из памяти, и вы можете провести детальный анализ («Ах да, нужно не забыть связаться с ней по поводу…»);
  • когда вы (непременно) обнаружите действия, которые требуют связаться с людьми на работе, у вас еще будет время это сделать до того, как все отправятся на выходные;
  • здорово очистить все уровни сознания, чтобы развеяться и отдохнуть на выходных, когда ничто не занимает ваши мысли.

Независимо от образа жизни вам нужен еженедельный ритуал для пересортировки задач.

Лучшие идеи насчет работы не посетят вас, пока вы работаете.

Глава 9. Действия: как выбрать лучший вариант

Ваш выбор текущих действий определяется критериями в таком порядке: контекст, запас времени, запас энергии, приоритетность. Составляйте напоминания о действиях по контексту: «Звонки», «Дома», «За компьютером», «Поездки», «Повестка встречи для Джо», «Повестка встречи для планерки» и т. д. Отсортированные по контексту списки позволяют избежать ненужных повторных размышлений, чем заняться.

В течение рабочего дня в любой момент вы заняты одним из трех типов деятельности: выполнением запланированной работы, выполнением работы по мере ее появления, планированием дальнейшей работы. К сожалению, многие позволяют себе с головой уйти в решение незапланированных спонтанных вопросов, пуская остальные два вида работы на самотек, что неизбежно вызывает проблемы. Часто бывает гораздо проще погрузиться в срочные дела, чем разобраться с корзиной «Входящие», электронной почтой и остальными своими открытыми вопросами.

Готовы ли ваши системы максимально эффективно поддержать вас в подобной ситуации в 10:26 утра в понедельник? Если вы все еще держите все задачи в голове и пытаетесь заносить в списки только «критически важные» дела, могу предположить, что ответ отрицательный.

Я заметил, что люди гораздо успешнее справляются с непредвиденными обстоятельствами и кризисами, чем с обработкой, организацией, обзором и оценкой той части своей работы, которая не настолько очевидна. Легче заняться тем, что «срочно», особенно когда накопилось много необработанных и относительно неконтролируемых задач на рабочем столе, в ящике электронной почты и в голове. Для многих людей неиссякаемый поток очевидных спонтанных дел становится удобным предлогом, чтобы избежать ответственности за планирование своей деятельности и управление списками задач.

Глава 10. Контроль над проектами

Всегда полезно иметь эффективные инструменты под рукой, чтобы сохранить идеи по проекту, как только они пришли в голову. Если вы ничего не записываете или не пользуетесь цифровыми устройствами, чрезвычайно сложно сохранять концентрацию на какой-то задаче дольше нескольких минут, особенно работая в одиночку. Но если вы используете физические инструменты, чтобы фиксировать ваши мысли, то конструктивно работать над задачей можно часами (в качестве таких инструментов я предпочитаю Word и Excel – Прим. Багузина).

Часть III. Сила ключевых принципов

Глава 11. Полезная привычка собирать информацию

Когда люди, с которыми вы сотрудничаете, видят, что на вас всегда можно положиться в том, как вы принимаете, обрабатываете и организуете полученную от них информацию и свои обязательства, их доверие к вам растет.

Если отрицательные эмоции возникают в результате нарушения внутренних договоренностей, возможны три варианта действий, позволяющих устранить негативные последствия: не заключать договоренности, выполнить договоренность, пересмотреть договоренность.

Качество любой целостной системы определяется ее самым слабым звеном. И зачастую ахиллесовой пятой организации становится руководитель, неспособный обеспечить активную и своевременную коммуникацию в системе. Особенно часто я замечаю подобное в компаниях, где корзин «Входящие» либо не существует вообще, либо они переполнены и очевидно, что ими слишком долго никто не занимался. Такие компании обычно страдают от серьезных провалов в коммуникации, потому что их система ненадежна. Я консультировал руководителей, у которых календарь был просто переполнен записями о назначенных встречах. Однако, как только они начинали своевременно отвечать на электронные письма, ситуация коренным образом менялась. Когда сотрудники и другие люди начали по электронной почте получать то, что им было необходимо от руководителя, в формате обратной связи или каких-то решений, им больше не нужно было стараться попасть на личный прием для выяснения этих вопросов.

Глава 12. Важность определения дальнейших действий

Несколько очень опытных руководителей высшего звена признавались мне, что внедрение вопроса «Каким должно быть следующее действие?» в качестве операционного стандарта в их компании коренным образом повышало измеряемый результат деятельности. Этот подход навсегда изменил к лучшему их корпоративную культуру. Почему? Потому что этот вопрос вносит ясность, стимулирует ответственность, повышает продуктивность и расширяет возможности.

Глава 14. Методология GTD и когнитивная наука[2]

Исследования, подтверждающие методологию GTD, появились в нескольких направлениях: позитивная психология, распределенное познание, облегчение когнитивной нагрузки от открытых вопросов, теория потока, теория руководства собой, стремление к цели через намерение осуществления, психологический капитал.

Мартин Селигман – президент Американской психологической ассоциации – призвал своих коллег сместить фокус с простого описания, изучения и диагностирования психических отклонений к тем чертам характера и особенностям человеческого поведения, которые свойственны удовлетворенным, счастливым людям, не обремененным психическими нарушениями. Конечно, его послание было просто расширенным представлением идей Абрахама Маслоу, выдвинутых еще в середине ХХ века, о персональной самоактуализации как богатейшей области исследования в психологии. Однако именно после призыва Селигмана к действию позитивная психология развилась в полноправный подраздел психологической науки.

Распределенное познание: ценность внешней системы. Ученые показали, что человеческий мозг предназначен для создания идей на основе определения моделей и образцов, но совсем не предназначен для хранения всей этой информации!

Популярной концепцией, которую часто связывают с методологией GTD, является идея потока – состояния оптимального рабочего режима и вовлеченности в деятельность. Состояние потока, как правило, сопровождается полной концентрацией на данной задаче, ощущением контроля над ситуацией и четким осознанием целей. Люди, находящиеся в состоянии потока, обычно знают, что должно произойти дальше, и получают немедленную обратную связь по мере выполнения задачи.

Теория руководства собой включают три стратегии. Стратегии, ориентированные на поведение, делают акцент на выполнении необходимой, но неприятной работы. Стратегии, ориентированные на награду, предназначены для ситуаций, в которых наградой или мотивацией для человека является само выполнение этой деятельности. Стратегии моделей конструктивного мышления способствуют созданию такого образа мышления, который окажет положительное влияние на результаты деятельности. Этот набор стратегий включает внутренний разговор, мысленную визуализацию, замещение неэффективных убеждений и предположений.

Психологический капитал состоит из четырех аспектов: самоэффективности, оптимизма, психологической устойчивости и надежды.

Глава 15. Путь к совершенству в GTD

За многие годы общения с людьми, использующими на практике методологию GTD, я выделил три стадии зрелости, которые они демонстрировали при применении этой методологии:

  • использование основ управления рабочим процессом;
  • реализация более сложной и комплексной системы управления жизненным циклом;
  • совершенствование навыков GTD, чтобы создать ясное пространство и привести дела в порядок для еще более значимого самовыражения.

Некоторые базовые методы, даже если их применяли изначально, легко могут потерять свою полноту, актуальность и стать абсолютно бесполезными; к ним относятся следующие установки:

  • избегать принимать решение о следующих действиях;
  • полностью контролировать лист ожидания, вносить в него каждый результат, которого вы ждете от других или который нужно отследить через какое-то время;
  • использовать списки «Повестка встречи» для управления коммуникацией с другими людьми;
  • поддерживать простую, легкодоступную систему хранения справочной информации;
  • поддерживать календарь в таком состоянии, чтобы задачи в нем были обязательны к исполнению, и он не был бы перегружен излишними записями;
  • выполнять еженедельный обзор для поддержания системы в актуальном и действующем состоянии.

Даже если человек использовал всего несколько отдельных концепций GTD или не применяет систему регулярно, он все равно может добиться очевидных улучшений. Если вы не вынесли ничего, кроме правила «двух минут», одно это окупит себя сполна. Если вы выпишете на бумагу на несколько задач больше, чем сделали бы раньше, то уже будете лучше спать. Если вы будете полностью очищать папку «Входящие» в электронной почте хотя бы время от времени, это уже повод для празднования. И если вы просто зададите себе или другим вопрос, каким должно быть следующее действие, хотя раньше этого не делали, вы еще на шаг приблизитесь к состоянию продуктивности без стресса.

[1] Когда я работал в издательстве еженедельника, у нас был контрольный список для изменения текущего шаблона на новый. Это позволяло избежать ошибок в колонтитулах, выходных данных и т.п. – Прим. Багузина

[2] Главы 14 и 15 появились в 2015 г. во втором издании книги на английском языке. – Прим. Багузина.

Дэвид Аллен — Как привести дела в порядок. Основные советы

Дэвид Аллен — Как привести дела в порядок.

Приветствую вас дорогие читатели! Сегодня на очереди основные советы из книги Дэвида Аллена — Как привести дела в порядок. Дэвид Аллен — один из лучших специалистов в области тайм-менеджмента, который обучил данному навыку сотни тысяч людей. Так что если вы хотите обучиться тайм-менеджменту, то садитесь поудобнее и внимательно читайте данную статью.

Основные советы из книги Дэвида Аллена — Как привести дела в порядок:

1. Не пренебрегайте ежедневником;

Привести дела в порядок вам поможет ежедневник. Сведите все необходимые дела в удобную для вас комплексную систему, чтобы они постоянно были перед глазами. Когда у вас все записано, то вы можете наиболее полно представлять общую картину дел. Это поможет сконцентрироваться и правильно распределить время.

2. Будьте подготовлены психологически;

Чтобы решать задачи четко и точно в срок, нужно быть стрессоустойчивым. Руководствуйтесь тремя принципами:

  • Не думайте о незаконченных делах;

Данные мысли разрушают нашу продуктивность. Просто держите эти задачи в ежедневник и пусть они будут под контролем.

  • Помните обо всех взятых обязательствах;

Обязательства нужно выполнять, поэтому нужно всегда знать, как их выполнить. Иначе не берите на себя обязательства.

  • Придумайте систему напоминаний;

Чтобы не забывать о всех задачах, ежечасно просматривайте ежедневник, кроме того поставьте себе оповещения, чтобы ничего не забывать и быть готовыми к выполнению задач.

3. Управляйте своими действиями;

Перед началом выполнения текущих задач необходимо проанализировать каждую задачу, понять в чем состоит каждый из ее этапов. Имейте ясное представление о выполнении необходимых задач, держите перед глазами общую и систематизированную картину дел. Лучше спланировать и распределить рабочее время заранее, чем потом постоянно отвлекаться и решать постоянно возникающие проблемы.

4. Организуйте рабочий процесс;

Используйте следующие 5 этапов при организации рабочего процесса:

  • Сбор информации;

Собирайте информацию по выполняемым функциям, используя разные средства: интернет, советы экспертов или другие источники получения информации.

  • Обработка информации;

Собранную информацию необходимо проанализировать, выбросив ненужное и оставив то, что может понадобиться при решении задачи. Распишите какая информация, когда может понадобиться.

  • Организация данных;

Рассортируйте обработанную информацию, пометив их так, чтобы вы могли их быстро найти и использовать при выполнении того, или иного этапа.

Еженедельно просматривайте собранную информацию. Проверяйте списки, задачи и обновляйте информацию. Так вы всегда будете иметь ясное представление о нынешних задачах.

  • Решение о действиях;

Оценив данные, вы поймете, какие действия необходимо предпринять. На какие стоит тратить свою энергию, а какие задачи, должны еще омозговаться и обрасти необходимой информацией. Это поможет расставить приоритеты и заняться действительно важными задачами.

5. Действуйте продуктивно;

Для приведения дел в порядок помогут следующие рекомендации:

  • Организация рабочего места;

Все должно находиться на своих местах и все необходимое должно быть под рукой. Прочитайте мою статью: как организовать рабочее место.

  • Заведите ящик для входящих;

Поместите в ящик все незавершенные дела и поступающую информацию. Потратьте час времени, чтобы рассортировать его, можете сразу справиться с делами, которые займут менее 5 минут, чтобы они не висели грузом на вас. Когда такие «раздражители» будут в ящике, то вы сможете работать более продуктивно. Сгруппируйте документы в ящике и разбирайте данные материалы, начиная сверху.

Если вы хотите получить более полную картину, то скачивайте книгу Аллена «Как привести дела в порядок», и читайте ее в полном объеме. Кроме того я писал разбор книги «Эффективная организация рабочего дня», где тоже много классных советов по управлению рабочим временем.

Если понравилась статья ставьте в опросе палец вверх, а также делитесь данной статьей с друзьями, чтобы вы развивались вместе. Всем спасибо за внимание, оставайтесь такими же целеустремленными!

Статья написана по материалам сайтов: briefly.ru, baguzin.ru, successfulperson.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector